28 de mayo de 2010

Entrega especial | Novedades de Excel 2010

Espere a partir de la próxima semana una entrega especial de publicaciones sobre las novedades que ofrece la nueva versión de Microsoft Excel.

Esta nueva versión se lanzará oficialmente a partir de Junio e incluirá la interfaz de Microsoft Office Fluent que consiste en un sistema visual personalizable de herramientas y comandos.

Entre las novedades se encuentran:


1. Crear gráficos en una celda (Minigráficos)
2. Filtrar datos de forma dinámica
3. Acceso a las hojas de cálculo desde cualquier lugar.
4. Editar simultáneamente una hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones
5. Mejora en el formato condicional
6. Gráficos dinámicos
7. Nueva vista Microsoft Office Backstage: Una forma mejorada de guardar, imprimir, compartir y publicar las hojas de cálculo
8. Manipulación de grandes volúmenes de datos.

No se la pierda!


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25 de mayo de 2010

Validación de datos en celdas | Lista desplegable

La validación de datos se usa para controlar lo que el usuario escriba sobre una celda. Es usado por ejemplo, para restringir la entrada de datos determinados, limitar opciones con una lista o sólo escribir números enteros positivos, entre otros.

Es muy útil cuando desea compartir un libro con otras personas y necesita que los datos digitados sean exactos y coherentes.

Para el ejercicio de hoy, haremos una lista desplegable de datos válidos que se organizan a partir de un rango de celdas de otro lugar de la hoja de cálculo.

1. Para crear una lista para la lista desplegable, escriba en celdas en blanco las entradas en filas o columnas. Por ejemplo:


2.  Ubíquese en la celda donde va a crear la lista desplegable.



3. Diríjase a la pestaña Datos y en el grupo Herramienta de datos, haga clic al botón Validación de datos



4. En la siguiente ventana, en la pestaña Configuración, seleccione la opción Lista del cuadro Permitir 



5.  Para especificar la ubicación de la lista desplegable, ubíquese en el campo Origen y seleccione el rango que realizó en el paso 1.



6.  Asegúrese de que la referencia está precedido del signo igual (=).

7. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable

8. Para especificar si la celda puede dejarse en blanco o no, active o desactive la casilla "Omitir blancos"

9. Si desea agregar un mensaje de entrada que se muestre al hacer clic sobre la celda, diríjase a la pestaña "Mensaje de entrada" y recuerde que el texto del mensaje debe ser máximo 255 caracteres.



10. Si desea agregar un mensaje de error que se muestre al digitar un dato no válido, diríjase a la pestaña "Mensaje de error" y asegúrese de tener activa la opción Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.



11. Seleccione una de las siguientes opciones para los datos no válidos introducidos:
- Información: Muestra un mensaje informativo que no evita la especificación de datos no válidos.
- Advertencia:  Muestra un mensaje de advertencia que no evita la especificación de datos no válidos.
- Detener: Evita la especificación de datos no válidos.

Escriba el texto del mensaje maximo 255 caracteres.

El número máximo de entradas que puede tener una lista desplegable es 32.767

Tomado de | Microsoft Office


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18 de mayo de 2010

Método rápido para hacer operaciones con matrices en Excel

Cuando tenemos una matriz de números y queremos realizar una operación (suma, resta, multiplicación, división) con otro número específico, Excel nos proporciona el siguiente método rápido:

El siguiente ejercicio muestra una matriz por cantidad de productos vendidos durante los meses Enero, Febrero, Marzo y Abril para 6 vendedores y queremos saber el valor de cada venta de cada vendedor si nuestro producto tiene un costo de $675 (celda F1).



Lo que haremos será multiplicar el contenido de la celda F1 por toda la matriz.

1. Seleccione la celda F1 y cópiela (CTRL + C)



2. Seleccione el rango de celdas que contiene la matriz



3. Diríjase a la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles y en la opción Pegar, seleccione Pegado especial



4. Para nuestro ejemplo, seleccione la opción Multiplicar dentro del grupo Operación y termine haciendo clic en el botón Aceptar


Este proceso multiplica automáticamente el contenido de la celda F1 por todo el contenido de la matriz seleccionada.

Además Excel le ofrece las otras operaciones matemáticas: Suma, Resta y División. Sólo es necesario realizar los pasos anteriores, y en el paso 4 anterior, seleccionar la opción deseada.

Así se verá el resultado de nuestro ejemplo:



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13 de mayo de 2010

¿Cómo crear un esquema manualmente?

Para hacer un esquema manualmente, debe borrar los esquemas automáticos (en caso de tenerlos activos).

1. Clic en la pestaña Datos

2. En la sección Esquema, haga clic en Desagrupar y luego en Borrar Esquema


Al desaparecer las líneas de agrupación, haremos el esquema manual.

Para este caso, solo es necesario seleccionar los datos que desea agrupar.

Haremos el mismo ejemplo que el ejercicio sobre "Crear esquemas automáticos" donde seleccionaremos celdas que tengan algo en común. En la siguiente imagen, seleccione lo que se ha gastado el personal del área de Contabilidad (recuadro rojo) para dar como resultado el total de gastos del área de Contabilidad por cada mes (recuadro azul)



La siguiente ventana le preguntará la forma como desea agrupar: Filas o columnas



Para nuestro ejemplo, agruparemos por filas y el resultado será el siguiente: el total de gastos para cada área


Nota: Al agrupar por filas, Excel añade la línea de agrupación de esquemas en el lado izquierdo de la hoja. Al agrupar por columnas, esta línea aparecerá en el lado superior de las columnas.


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4 de mayo de 2010

¿Cómo definir un esquema automático?

Aplicar un esquema es permitir ver los datos de una manera más o menos detallada.

¿Qué debe tener en cuenta para esquematizar sus datos?

1. Los datos deben estar en un rango de celdas. Para más información, consulte "Cómo crear un rango"

2. Cada columna debe tener un rótulo en la primera fila. Ésta debe estar a la izquierda o derecha de los datos, nunca entre mezclada.

3. No tener filas ni columnas en blanco

4. Los datos deben tener algo en común para ser agrupados.

5. Los datos deberán estar ordenados, de modo que a la hora de esquematizar las filas, éstas se puedan agrupar. No se puede mezclar la información.

6. En cada hoja sólo se puede hacer un esquema que trate los mismos datos.

La siguiente imagen explica un poco mejor los anteriores puntos, teniendo como ejemplo un grupo de áreas administrativas de una empresa X (Contabilidad, Sistemas de Información y Tesorería), a las cuales, ciertas personas (Directores de Proyecto) pertenecen.



¿Cómo esquematizar los datos automáticamente?

Ubíquese en una celda y diríjase a la pestaña Datos, dentro del menú Agrupar, seleccione la opción Autoesquema


Si sale el siguiente error



Por favor verifique los pasos de ¿Qué debe tener en cuenta para esquematizar sus datos?


Si los datos están correctos, Excel generará los niveles de esquema como muestra la imagen a continuación



Automáticamente Excel ha formado una estructura particular característica de los esquemas: Lineas divisorias para filas y columnas con los números de niveles disponibles.

Al hacer clic sobre los signos "menos" (-) en la barra superior e izquierda de la hoja, Excel mostrará de forma resumida la información


En nuestro ejemplo, se muestra de forma resumida lo que cada director de proyecto se ha gastado en el área de contabilidad

Para comprimir y expandir el esquema sólo tiene que hacer clic en los signos (+) y (-) de cada nivel.

Próxima edicion | Cómo crear un esquema manualmente


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