22 de abril de 2014

Podemos cambiar el formato de un texto usando la Función TEXTO

En muchas ocasiones tenemos texto al que deseamos darle formato de moneda, concatenarlo con texto, ponerlo como fecha y normalmente seleccionamos la celda y definimos un formato, ahora es posible con una fórmula llamada TEXTO ¿Qué tan beneficioso es usarla?, te mostraremos excelentes ejemplos.




Definición: Esta función nos permite convertir un valor en texto, con un formato específico.

Sintaxis de la función :   =TEXTO(valor; formato) los cuales son Obligatorios.
Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor número o una referencia a una celda que contiene un valor numérico. Formato  es un número en forma de texto del cuadro Categoría, pestaña Personalizada del cuadro de diálogo Formato de Celdas, distinto de la categoría General.
.


Esta función es realmente útil cuando deseamos dar formato a un número antes de ser concatenado con otra cadena de texto.

Veamos ejemplos con números


En la celda A1 tenemos el texto 1500 y deseo convertirlo en $ 1.500 para lo cual utilizo la siguiente fórmula =TEXTO(A1; "$0,00") obteniendo el resultado


otros formatos personalizados para números son:

"#,##0" el El cual quita los decimales redondeando el valor y le coloca el separador de miles.
"0%" el cual convierte el valor a porcentaje.


Veamos ejemplos con fechas


En la celda A2 tengo el texto 15/04/2014 y deseo convertirlo en el 15-04-2014 para lo cual utilizo la siguiente fórmula = TEXTO (A2;"dd-mm-yyyy") obteniendo el resultado


.

otros formatos personalizados para fecha son:

"aaaa" muestra el día de esa fecha por ejemplo martes
"m" muestra el mes de esa fecha de forma numérica por ejemplo 4 con solo un dígito
"mm" muestra el mes de esa fecha de forma numérica por ejemplo 04 con dos dígitos
"mmm" muestra el mes de esa fecha de forma de texto por ejemplo Abr solo tres dígitos
"mmmm"  muestra el nombre del mes completo Abril
Use de la misma forma "d" para traer los días en las diferentes formas y "y" para el año.


Veamos un ejemplo para concatenar texto con fechas o números


El resultado obtenido es "Valor a pagar total $1500,0"

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10 de abril de 2014

Función VALOR y el porqué le ahorrará tiempo usarla

¿Alguna vez le ha pasado que tiene una gran lista de números reales pero Excel lo toma por texto y debe ir celda por celda editando y dando enter para que este lo tome como número ?

Al ver esto, le contamos que Excel tiene esta función llamada VALOR

¿Qué es?
Esta función sirve para convertir una cadena de texto que representa un número en un número real en Excel



Sintaxis: =VALOR(texto) 
Solo tiene el argumento texto el cual es obligatorio y corresponde a un texto en comillas o la referencia a una celda en excel que contiene el texto que se desea convertir.


IMPORTANTE: Podemos reconocer que Excel no está tomando el número escrito como un numero real cuando al escribirlo sale la pestaña verde en la esquina superior izquierda de la celda, o cuando el texto queda alineado a la izquierda.


Veamos un ejemplo

En la siguiente imagen tenemos en la celda B1 el resultado de extraer del lado derecho del texto de la celda A1 los últimos 5 caracteres.


Podemos observar que representan un numero pero excel los está tomando como texto.

Para convertirlos  a un numero real utilizamos la función VALOR en la celda C1, quedando de la siguiente manera


Haciendo esto para cada caso y el resultado final sería el que vemos a continuación


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13 de febrero de 2014

Rangos dinámicos


Básicamente un rango dinámico en Excel es un rango de datos que puede
cambiar (aumentar o disminuir) según nuestras necesidades,  y las referencias de dicho rango se actualizan automáticamente.



Lo primero que debemos saber es que usaremos la función DESREF la cual devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas;

Sintaxis: =DESREF(Ref;Filas;Columnas;Alto;Ancho) los campos opcionales son Alto y Ancho.



también usaremos la función CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

Sintaxis: =CONTARA(Valor1)


Luego de esto, podemos iniciar formulando las referencias y con ello definimos un nombre para nuestro rango dinámico.

Para ello, en la barra de herramientas buscamos la opción Fórmulas y luego “Asignar un nombre al rango”.


En este recuadro le daremos el nombre a nuestro rango: Campo "NOMBRE", además le daremos el rango en el Campo "SE REFIERE A" de la siguiente manera: =DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A))

Con esto le estamos diciendo que tome toda la columna A, desde la fila 1, columna 1 y le asigne el Rango Dinámico.


En caso que deseáramos que el rango inicie en la fila 2. Es decir que inicie desde la A2, la fórmula sería =DESREF($A$1;1;0;CONTARA($A:$A))

Y si deseáramos que el rango incluya no solo la columna A sino la A y B la fórmula sería =DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A);2) en este caso el 2 al final quiere decir que tome 2 columnas a partir de la primera (A)

Pero si lo que necesitamos es otras columnas donde no esté la A ni la B sino la E y F que vaya de la fila 9 a la fila 99 la formula seria  =DESREF($E$9;0;0; CONTARA($E1:$E$99 ); 2)

Si queremos un rango dinámico infinito hacia abajo y hacia la derecha, esto es que se puedan agregar tantas filas como columnas, la fórmula a introducir será: =DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A);CONTARA($1:$1))

Ahora por ejemplo podremos usar la función básica SUMA

Mi rango dinámico se llama "EjemploDinamico" y al usar la función SUMA quedaría así:  =SUMA(EjemploDinamico)

Y si yo agregara mas valores hacia abajo en la A11, la función automáticamente me sumaría estos valores.




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24 de enero de 2014

Funcion CONTAR.SI.CONJUNTO



Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios. 

Son campos obligatorios Rango_criterios1 y Criterio1. Los demás son opcionales.

Rango_criterios1: es el rango de celdas que desea evaluar para la condición determinada.
Criterio1: es la condición en forma de número, expresión o texto que determina que celdas deben contarse.

Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1;Criterio1) 





Por ejemplo: si tenemos un listado de nombre completo, y estado civil y deseamos saber cuantos en el listado son solteros, casados, separados etc, haremos lo siguiente:


En la celda V1 escribiremos la siguiente función =Contar.Si.Conjunto(N1:N25;U1) que lo que hará sera buscar los Casado(a) que se encuentren en la columna N y como resultado mostrar la cantidad.


Éste será el resultado: 


PARA USAR MAS DE UN CRITERIO

Por ejemplo: si tenemos un listado de nombre completo, edad y sexo y deseamos saber cuantos en el listado son de sexo femenino y también son mayores a 35 años, haremos lo siguiente:


En la celda W2 escribimos la siguiente función: =CONTAR.SI.CONJUNTO(M2:M25;V1;E2:E25;">35")





Recuerde: Son campos obligatorios Rango_criterios1 y Criterio1. Los demás son opcionales.


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