27 de agosto de 2015

Aplicar formatos personalizados para expresar números en miles, millones, millardos, billones en una tabla dinámica



El manejo de tablas dinámicas se ha globalizado, y en la sección de valores encontraremos con frecuencia cifras altas que hacen parte de nuestro análisis.

Algunas personas les gusta ver estas enormes cifras expresadas en Miles, Millones, Millardos o Billones; es por eso que en esta nueva publicación aprenderemos a aplicar formatos numéricos para lograr esta conversión.


Antes de comenzar conoceremos los formatos numéricos que se usarán



Recomendamos visitar nuestra publicación  ¿Cómo definir formatos personalizados en Excel? , la cual le ayudará a aprender cómo aplicarlos para celdas o rangos.

Para nuestro ejercicio, tenemos actualmente una tabla donde los valores se encuentran en el cuadrante 'VALORES' de la tabla dinámica y lo hemos llamado Suma de Saldo Final (tercera columna a la derecha). Deseamos verlos en Millones , ¿Qué debemos hacer?



Seguir los siguientes pasos:

1. Los pasaremos a millones, por lo tanto el formato personalizado es  #.###,0..  con 2 decimales sería #.###,00.. con 3 decimales sería #.###,000..  pueden observar que el número de decimales depende de la cantidad de ceros que coloquemos en nuestro formato personalizado.

2. Nos dirigimos a la lista de campos de la tabla dinámica, exactamente en la sección de valores, para desplegar las opciones del campo, al cual queremos aplicarle el formato personalizado que en nuestro caso es Suma de Saldo Final y seleccionar Configuración de campo de valor.

Nota: Si no aparece la lista de campos, ubíquese dentro de la tabla dinámica, haga clic derecho y elija la opción Mostrar lista de campos.

3. En la nueva ventana que aparece, elija la opción Formato Numérico.

4. Ahora debemos aplicar nuestro formato personalizado, por lo tanto debemos elegir la categoría Personalizada y posteriormente en la casilla Tipo colocar nuestro formato personalizado #.###,0.. luego haga clic en aceptar.



5. Despues de realizar este proceso, nuestro campo valor se visualizará en millones


Podemos cambiar el formato personalizado las veces que deseemos.
Esperamos que este instructivo haya sido de utilidad para ustedes.



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27 de enero de 2015

Ordene alfabéticamente las hojas de un libro de Excel

Hoja de Cálculo
Tener gran cantidad de hojas en nuestros libros de Excel se ha vuelto una necesidad en nuestras labores , ya sea que manejemos una lista de vendedores, proveedores , alumnos , productos ,  etc y que en realidad sea necesario tenerlas.

Ahora es posible por medio de una sencilla macro organizar nuestras hojas en orden alfabético ya sea ascendente o descendente.


Para nuestro ejemplo, tenemos un  libro de Ventas por Vendedor que es necesario actualizar constantemente, porque se han retirado personas e ingresado nuevas , cada hoja tiene como nombre el vendedor con su respectivo detalle.



 Organizarlo manualmente es una posible solución , pero sería muy laborioso buscar un vendedor hoja por hoja, que tal alfabéticamente ?


Ahora, haremos nuestra macro 


      1. Debemos abrir el editor de Visual Basic , existen varios métodos para abrirlo:


* A través del botón Visual Basic de la ficha Programador
* A través del atajo de teclado: ALT + F11


      2. Crearemos un nuevo módulo (Insertar / Módulo)


     

         3.  Ahora, colocaremos nuestro código:
          
         Forma ascendente




Sub Ordenar_HojasAscendente()
For i = 1 To Sheets.Count
    For j = i + 1 To Sheets.Count
        If UCase(Sheets(j).Name) > UCase(Sheets(j).Name) Then
            Sheets(j).Move Before:=Sheets(i)
        End If
    Next j
Next i
End Sub

Nuestro código utiliza dos variables para recorrer todas las hojas. La variable “i” indica la hoja actual y la variable “i” será la hoja siguiente a la hoja actual. La función Ucase convierte en mayúsculas el nombre de ambas hojas para poder compararlas correctamente y utilizamos el operador mayor que (>) para saber si la hoja actual es mayor que la hoja siguiente.


      Ahora en forma descendente


Sub Ordenar_HojasDescendente()
For i = 1 To Sheets.Count
    For j = i + 1 To Sheets.Count
        If UCase(Sheets(i).Name) < UCase(Sheets(j).Name) Then
            Sheets(j).Move Before:=Sheets(i)
        End If
    Next j
Next i
End Sub



Lo único que falta es probarlas

Luego de tener nuestras macros ya creadas , las podemos visualizar por medio de la pestaña Vista / Macros / Ver macros


Así quedarían nuestras hojas 

Ascendente:


Descendente:



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10 de diciembre de 2014

Ocultar todos los comentarios de una hoja



¿Alguna vez le ha pasado que recibe un documento de excel que tiene una gran lista de comentarios en varias celdas todos visibles?




Al ver esto, le contamos que Excel tiene la opción para ocultar todos y no de uno en uno. Veamos como:



Para Excel 2013

Vamos a la pestaña Revisar, y en la sesión Comentarios vamos a la opción Mostrar u Ocultar comentarios. De esta manera podemos mostrarlos todos u ocultarlos todos según sea la necesidad




Para Excel 2007 / 2010

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios.



Para Excel 2003

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para ocultar los comentarios e indicadores de todo el libro, haga clic en Ninguno en Comentarios.


  • Para mostrar los indicadores, pero los comentarios sólo cuando se sitúa el puntero sobre sus celdas, haga clic en Sólo indicador de comentario.


  • Para mostrar los comentarios y los indicadores, haga clic en Indicador y comentario.


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25 de septiembre de 2014

Rellenar celdas en blanco en una TABLA DINAMICA

Se ha encontrado con tablas dinámicas que tienen celdas en blanco en los campos de filas y para realizar sumatorias, conteos y otros necesita tener todas las celdas con valor?


Para rellenar estos espacios haga lo siguiente:
1. Haga clic en alguna celda de la tabla dinámica
2. En Herramientas de tabla dinámica desplácese hasta la pestaña Diseño y grupo Diseño.
3. En la opción Diseño de informe clic en Repetir todas las etiquetas de elementos.
    Opción válida para la versión 2010 y 2013 de Excel


Y si desea retroceder el cambio debe realizar los mismos pasos, y dar clic en No repetir las etiquetas de los elementos.




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