23 de febrero de 2010

Los Grupos en BIABLE | Cuarta parte : Aspectos a tener en cuenta

Publicación anterior: Creación de grupos globales

Al crear un nuevo grupo o modificar uno existente, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

  • El código del grupo NO puede ser una cuenta contable

En el siguiente ejemplo, el código del grupo tiene el mismo código que una cuenta contable existente en el PUC.



  • El código del grupo NO puede ser una celda de Excel

Para Excel 2003, el rango de filas es de 1 a 65536. Para las columnas es de A hasta IV
Para Excel 2007, el rango de filas es de 1 a 1048576. Para las columnas es de A hasta XFD





  • El código del grupo NO puede ser igual a un clasificador

Al crear un grupo, verifique los nombres de los clasificadores disponibles para cada conexión y tenga en cuenta no darle el mismo nombre a dicho grupo.

Para verificar los clasificadores, haga clic al botón Seleccionar ubicado en la barra de herramientas de BIABLE y despliegue la lista disponible de clasificadores.





  • El código del grupo NO puede ser igual al código de una conexión





    • El código del grupo NO puede ser igual al nombre de una fecha; por ejemplo un año, un mes, etc.






    • El código del grupo NO puede ser el mismo que el código de uno de sus elementos que lo contienen:




    • El código del grupo NO puede ser el mismo que algún otro elemento usado en otras funciones:

    Ejemplo: Si crea un grupo de Centros de Costo llamado 1001 y en uno de sus informes de ventas desea filtrar por vendedor, donde el código de uno de ellos es el 1001, BIABLE reemplazará el código del vendedor por el centro de costo que contiene el grupo y no devolverá datos correctos.

    [Imagen] Grupo creado con el código 1001



    [Imagen] En una consulta de ventas, se filtra el Vendedor con el código 1001




    • Uno de los elementos de un grupo NO debe ser un grupo de origen diferente.

    Ejemplo: La imagen 1 muestra un grupo VTAS de tipo “Cuentas” que contiene 3 elementos: las cuentas 41350501, 41350502 y el grupo VTAS_AGRO.


    La imagen 2 muestra el grupo VTAS_AGRO de tipo “Vendedores” con los elementos 1001, 1005 y 1010.

    Ya que el grupo VTAS de tipo “Cuentas” contiene un subgrupo VTAS_AGRO de tipo “Vendedores”, BIABLE no traerá el dato esperado.

    [Imagen 1]



    [Imagen 2]



    NOTA: Si usted crea un grupo global de cuentas llamado VTAS_AGRO, pero luego crea un grupo local de vendedores llamado VTAS_AGRO, predominará el grupo de vendedores; y por lo tanto el resultado de la función que usa el grupo VTAS no será el esperado.

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    16 de febrero de 2010

    Los Grupos en BIABLE | Tercera parte: Creación de grupos globales

    Publicación anterior: Creación de grupos locales

    Existen 2 formas de crear grupos globales:

    1.

    Si tiene una lista de los elementos en una hoja de Excel, seleccione los códigos de los elementos a agrupar y haga clic en el botón “Crear Grupo” ubicado en la barra de BIABLE.


    Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista el Tipo de elemento.

    En la parte inferior “Elementos” seleccione de la casilla el signo (+) para sumar elementos o el signo (-) para restar elementos de acuerdo a la necesidad.

    Puede añadir tantos elementos como sean necesitados para generar el grupo.

    Para editar los grupos globales, haga clic en el botón “Editar Grupo”  ubicado en la barra de BIABLE, seleccione el deseado y haga clic en “Editar”.




    Esta ventana le proporciona varias opciones, tales como: Editar, Agregar, Eliminar, Exportar, Duplicar y Copiar A.

    Exportar: Sirve para llevar el (los) grupo (s) a otro equipo de cómputo con BIABLE o para guardar copia de seguridad de dicho grupo. (Opción muy recomendada cuando utiliza con mucha frecuencia los grupos)

    Duplicar: Crea una copia del grupo seleccionado.
    Copiar A: Copia el grupo seleccionado a otra conexión.

    2.
    Si no posee una lista de elementos en una hoja de Excel, vaya directamente a la barra de BIABLE y haga clic en el botón “Crear Grupo”

    Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista el Tipo de elemento.

    Próxima publicación: Aspectos a tener en cuenta

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    10 de febrero de 2010

    Los Grupos en BIABLE | Segunda parte: Creación de grupos locales

    Publicación anterior: Introducción 

    Haga clic en el botón Configuración de la barra de BIABLE y seleccione la conexión a la cual desea crear los grupos.

    Seleccione la pestaña “Grupos” ubicada en el extremo derecho.



    Tome de la lista “Grupos” el tipo de elementos en el que clasificará el nuevo grupo local. Para el ejemplo, se ha seleccionado el tipo “Centros de Costos”. Haga clic en el botón “Agregar”.

    Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista el Tipo de elemento. Para el ejemplo, será Centros de Costos



    En la parte inferior “Elementos” seleccione de la casilla el signo (+) para sumar elementos o el signo (-) para restar elementos de acuerdo a la necesidad.

    Puede añadir tantos elementos como sean necesitados para generar el grupo, con el botón “Agregar”.

    En el ejemplo, se sumará (+) toda la información que se consulte con respecto a los centros de costos agregados.



    Puede consultar este nuevo grupo creado en cualquiera de las opciones que le ofrece BIABLE para extraer información: Tablas dinámicas, Listados, Consultas, Funciones.

    Próxima publicación: Creación de grupos globales



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    6 de febrero de 2010

    Los Grupos en BIABLE | Primera parte: Introducción

    Durante las siguientes 4 publicaciones, estaremos explicándoles qué son los grupos en BIABLE, los tipos de grupos: locales y globales; y dejaremos para la última sesión, el más importante: cuáles aspectos debe tener en cuenta al crear y trabajar con GRUPOS.

    Esperamos sea de gran utilidad.

    Introducción

    Una de las opciones que nos presenta BIABLE como herramienta de Inteligencia de Negocios son los GRUPOS. Trabajar con ellos, puede ahorrarnos mucho tiempo a la hora de consultar información de análisis.

    Un Grupo es un conjunto de elementos que tienen una característica en común dentro de un tipo de información.

    Cuando se habla de grupos locales en BIABLE, se hace referencia al conjunto de elementos con una característica en común dentro de una misma conexión o compañía. Por ejemplo: Si se desea obtener la suma de los valores de los centros de costos A, B y C de una conexión X, debe crear un grupo local “ABC” que haga referencia a la suma de los tres centros de costos elegidos.


    Al referirse a grupos globales, toma elementos con una característica en común dentro de 2 o más conexiones o compañías diferentes. Por ejemplo: Si desea obtener la diferencia entre el centro de costos “A” de la conexión “X” y el centro de costos “AA” de la conexión “Y”, debe crear un grupo global que haga la diferencia entre estos centros de costos elegidos.


    Un grupo no debe tener el mismo nombre que uno de sus elementos que lo contengan.

    Un grupo puede ser consultado con las diferentes funciones de valores.

    Próxima publicación: Creación de grupos locales

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    2 de febrero de 2010

    Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido?

    La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos.

    En Excel 2007 la única barra configurable es la barra de acceso rápido:



    1. Para personalizarla, haga clic en el Botón de Office y luego clic en el botón Opciones de Excel



    2. Seleccione la categoría Personalizar



    3. Aparecerán 2 listados:
    - Los que se encuentran actualmente en la barra de acceso rápido:



    - Las opciones disponibles en Excel 2007



    4. Estos botones serán usados para pasar opciones de un listado a otro.



    5. Puede elegir si los cambios que aplicaremos a la barra se guardarán en este libro o se verán en todos los documentos que abramos con Excel.



    6. Seleccione un comando del listado disponible y haga clic en el botón Agregar



    7. Si hace doble clic sobre un comando, se pasará directamente al listado de la derecha:


    8. Para organizar los íconos de la barra, puede usar el Separador


    9. Haremos que el separador se ubique entre el comando Abrir y Formato de celdas


    Seleccione el Separador y haga clic en el botón Agregar




    10. Con el Separador seleccionado, haga clic en el botón Subir




    11. Desde la siguiente lista desplegable, puede seleccionar diferentes categorías de comandos



    12. Puede mostrar los comandos que se encuentran en determinada pestaña o ficha.



    13. Para terminar, haga clic en el botón Aceptar.



    14. Como puede ver, este es el resultado de nuestra selección.






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