14 de diciembre de 2010

Activar y usar complementos en Excel 2010

Activar y usar complementos en Excel 2010_ppalLos complementos son una característica de Microsoft Excel que proporcionan características y comandos adicionales. Dos de los complementos más conocidos son Herramientas para análisis y Solver, que ofrecen una capacidad ampliada de análisis de datos para la planeación de "Y si". Para usar estos complementos, debe instalarlos y activarlos.

Veremos el procedimiento para activar herramientas para Análisis y Solver. Puede usar este mismo proceso general para instalar y activar muchos otros complementos. Es posible que algunos de estos complementos, como los creados por terceros, dispongan de su propio programa de instalación.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

Activar y usar complementos en Excel 2010_1

2. Haga clic en Opciones, y a continuación seleccione la categoría Complementos

Activar y usar complementos en Excel 2010_2

Activar y usar complementos en Excel 2010_3

3. Casi al final de esa ventana, haga clic en el botón Ir, previamente seleccione la opción Complementos de Excel

Activar y usar complementos en Excel 2010_4

4. En la nueva ventana, active la casilla Herramientas para análisis y Solver

Activar y usar complementos en Excel 2010_5

5. Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y le pide que lo instale, haga clic en para instalar los complementos.

Nota    En este caso, como está instalando dos complementos, Excel le pide dos veces que instale un complemento; una vez para Herramientas para análisis y una vez para Solver.

Observe que se ha agregado un grupo Análisis en la pestaña Datos. Este grupo contiene botones de comando para Análisis de datos y para Solver.

Activar y usar complementos en Excel 2010_6

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

6 de diciembre de 2010

Reglas para el uso de nombres en celdas

Reglas para el uso de nombres en celdas_ppalNombrar celdas es una opción muy interesante a la hora de trabajar en Excel, pues resulta muy  útil cuando trabajamos con información de alto volumen.

Los nombres tienen que cumplir ciertas reglas para que Excel los interprete correctamente, como son:

1. Caracteres válidos: El primer caracter de un nombre debe ser una letra, un subrayado (_) o una barra invertida. El resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

2. No deben existir nombres de una sola letra: “A” o “b”. Así sean mayúsculas o minúsculas

3. No pueden tener nombres iguales a referencias de celdas. Ejm: A1 o R1C1

4. No deben tener espacios: Utilice un caracter diferente al espacio, por ejemplo el subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras. Ejm: Ventas_Netas

5. La longitud del nombre no debe superar los 255 caracteres

6. Excel no distingue entre minúsculas y mayúsculas en los nombres. Si crea un nombre VENTAS y luego crea otro llamado ventas en el mismo libro, Excel le pedirá seleccionar un nombre único.

Fuente: Trucos de Excel

Clic aquí para saber Cómo nombrar celdas y rangos 

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

24 de noviembre de 2010

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_ppalCuando trabajamos con tablas dinámicas y uno de sus campos es un campo de valor y queremos darle un formato numérico (o de otro tipo) a toda la columna, no será necesario seleccionar todas las celdas y darle dicho formato.
Con sólo seleccionar el título de la columna, Excel le dará el formato a toda la columna completa. Veamos:


Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen1

1. Ubíquese en el título de la columna de valor que deseamos cambiar el formato. Para nuestro caso, le daremos formato numérico a la columna de Suma de Valor Total.

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen2

2. Al ubicarse en la tabla dinámica, Excel añade 2 nuevas cintas de opciones llamadas Opciones y Diseño. Haga clic en la cinta Opciones, en el grupo de opciones Campo activo y haga clic en el botón Configuración de campo 

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen3

3. En la nueva ventana, haga clic en el botón Formato de número

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen4

4. Seleccione la categoría Número, desmarque la opción Usar separador de miles y digite 0 en Posiciones decimales

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen5

5. Termine haciendo clic en Aceptar en las próximas ventanas.

Dar formato numérico a una columna en una tabla dinámica_imagen6

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones
--> Leer más...

17 de noviembre de 2010

Introducir fórmula matricial con el teclado

Introducir fórmula matricial con el teclado_ppalDefinición: Una fórmula matricial es una fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+SHIFT+ENTRAR
1. Para nuestro ejemplo, queremos hallar la sumatoria total de unos productos respecto a su precio y cantidad de acuerdo a la siguiente imagen:
Introducir fórmula matricial con el teclado_imagen1
2. En la celda B6 digite la fórmula =SUMA(B2:D2*B3:D3) y presione la combinación de teclas CTRL + SHIFT + ENTER y verifique que Excel  la muestre entre llaves dentro de la barra de fórmulas.
Introducir fórmula matricial con el teclado_imagen2
Tenga en cuenta que si introduce manualmente las llaves y pulsa únicamente ENTER, el resultado no será el esperado, ya que Excel considerará lo introducido como texto. Para aceptar una fórmula matricial siempre debe emplear la combinación de teclas CTRL + SHIFT + ENTER.
Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones
--> Leer más...

9 de noviembre de 2010

Truco: ¿Cómo saber el último día de cualquier mes?

Cómo saber el último día de cualquier mes_ppalSaber cual es el día de cualquier mes en Excel es muy fácil y se puede conseguir de la siguiente manera:

1. En nuestro ejemplo, tendremos en la celda A2 la siguiente fecha:

Cómo saber el último día de cualquier mes_1

2. En la celda B2, digitaremos la siguiente fórmula

=FECHA(AÑO(A2); MES(A2)+1;0)

Cómo saber el último día de cualquier mes_2

Cambie la fecha en la celda A2 incluyendo el mes y sabrá cuál es el último día del mes de dicha fecha.

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

3 de noviembre de 2010

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010?

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010_ppalCon las opciones de esta pestaña, es posible programar Macros y añadir controles de formularios

Para habilitarla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la “Vista Backstage” (Archivo) y seleccione la opción “Opciones

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010_imagen1

2. Seleccione la opción “Personalizar cinta de opciones

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010_imagen2

3. En la parte derecha, en la sección “Fichas principales”, active la casilla correspondiente a “Programador

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010_imagen3

4. Termine haciendo clic en Aceptar. La nueva cinta de opciones será agregada al conjunto de cintas con el nombre “Programador

Cómo habilitar la cinta de opciones Programador en Excel 2010_imagen4

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

25 de octubre de 2010

Categorizar fechas en tablas dinámicas

Categorizar fechas en tablas dinámicas_ppalCon la opción Agrupar de Excel, es posible organizar y categorizar un grupo de fechas en una tabla dinámica.

1. De un listado similar a la siguiente imagen, haremos una tabla dinámica.

Categorizar fechas en tablas dinámicas_imagen1

2. El resultado de la tabla dinámica, es similar a la siguiente imagen. El campo Fecha lo llevaremos al área de Etiquetas de fila y el campo Valor Total lo llevaremos al área Valores

Categorizar fechas en tablas dinámicas_imagen2

3. Para analizar los datos por meses y trimestres, haremos clic sobre una celda de la columna “Etiquetas de fila

4. Haga clic en la cinta de opciones “Datos” > “Agrupar” en la ficha “Esquema

Categorizar fechas en tablas dinámicas_imagen3

5. En la nueva ventana, seleccione las categorías Meses y Trimestres y termine haciendo clic en Aceptar

Categorizar fechas en tablas dinámicas_imagen4

6. El resultado podrá verse como la siguiente imagen.

Categorizar fechas en tablas dinámicas_imagen5

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

20 de octubre de 2010

¿Cómo trabajar con la opción Subtotales de Excel?

subtotal_ppalExcel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Veamos un ejemplo más claro:

1. Digite en una hoja de Excel los siguientes datos:

Subtotales_image1

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

2. Ubíquese en alguna de las celdas que contenga valor, para este ejemplo ubíquese en la celda A1. ((1) en el gráfico)

3. Haga clic a la Pestaña Datos. ((2) en el gráfico)

4. Haga clic a la Etiqueta Esquema, Subtotales. ((3) en el gráfico)

Subtotales_image2

5. Luego de dar clic en la opción Subtotales aparecerá una ventana de subtotales allí podrá seleccionar las diferentes opciones que ofrece Excel para realizar los subtotales, para nuestro ejemplo haga clic en Usar función SUMA y que haga el subtotal para cada cambio en NOMBRE LÍNEA.

Subtotales_image3

6. Clic en Aceptar para continuar.

Subtotales_image4

7. Al lado izquierdo de su ventana aparecerán los subtotales, usted puede resumir haciendo clic al signo (-) menos para resumir la información.

Subtotales_image5

Para obtener más ayuda sobre Subtotales visite el sitio de Microsoft Office

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

11 de octubre de 2010

Función BUSCARV

ppalDefinición: La función BUSCARV permite hallar un valor en una primera columna de una matriz (o rango de datos).

La V significa vertical entonces la función BUSCARV significa Buscar valor Vertical.

Nota: En Excel 2010, la función fue nombrada como CONSULTAV. (clic para ver la lista completa de funciones renombradas en Excel 2010)
Sintaxis de la función

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

- Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

- Matriz_buscar_en  Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca .

- Indicador_columnas  Este campo hace referencia al número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

- Ordenado: Especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
                  Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
                  Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Veamos un ejemplo más práctico

Abra una hoja de Excel en blanco donde según el nombre de vendedor nos devolverá la ciudad del vendedor dependiendo de una lista (matriz o rango de datos)

Función BUSCARV_imagen1

Lo que pretende la función BUSCARV en este ejercicio, es que al momento de digitar en la Hoja2 en la celda A1 el nombre del vendedor, automáticamente en la celda B2 aparezca la Ciudad que depende del nombre.

1. Haga clic a la etiqueta Hoja2.

2. Ubíquese en la celda B1

3. Haga clic sobre el botón Insertar función de Excel en Categorías de funciones, seleccione Búsqueda y referencia. En Nombre de la función, selecciona BUSCARV
 
Función BUSCARV_imagen2

- En el argumento Valor_buscado, selecciona la celda A1.

- En el argumento Matriz_buscar_en, selecciona el rango Hoja1!A1:B10

-  En el argumento Indicador_columnas, escribe 2 (es decir, la segunda columna de la matriz)

- En el argumento Ordenado, introduzca FALSO

-  Pulse Enter

Función BUSCARV_imagen3

4. Escriba en la Hoja2  el nombre del vendedor que desea buscar e inmediatamente devolverá el nombre de la ciudad

Función BUSCARV_imagen4

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones
--> Leer más...

28 de septiembre de 2010

Proteger elementos de una hoja de cálculo

ppalPara impedir que otros usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos de sus hojas de cálculo, Excel 2007 le ofrece la opción de proteger determinados elementos, con o sin contraseña.

En Excel 2007, todas las celdas están bloqueadas por defecto. Verifíquelo en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen1

O haga clic derecho en una celda y diríjase a la opción Formato de celda y en la nueva ventana, diríjase a la pestaña Proteger. Verá que la casilla “Bloqueada” estará activa.

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen7

Para nuestro ejemplo, evitaremos que las celdas de los títulos de los productos y los nombres de los meses sean modificadas por otros usuarios

1. Seleccione las celdas que desee permitir modificar por los usuarios:

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen2

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato y desactive la opción Bloquear celda

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen1[5]

3. Ahora protegeremos la hoja de tal forma que sólo sea posible modificar las celdas que anteriormente seleccionamos como desbloqueadas. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en el botón Proteger.

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen3

4. En la nueva ventana, debe estar activa la opción “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” y si desea, agregue una contraseña de escritura en el campo “Contraseña para desproteger la hoja”. Termine haciendo clic en Aceptar

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen4

5. Intente modificar las celdas de los nombres de los productos o los meses y notará que Excel le generará el siguiente mensaje

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen5

6. Las demás celdas “desbloqueadas” estarán disponibles para ser modificadas.

Proteger elementos de una hoja de cálculo_imagen6

Si te gustó, suscríbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

--> Leer más...

23 de septiembre de 2010

Restringir la entrada de datos en una celda dentro de un período de tiempo

Con la Validación de datos es posible evitar que un usuario modifique una celda en una fecha o un período de tiempo determinado.

1. Seleccione las celdas que desea validar

2. En la ficha Datos, haga clic en Validación de datos ubicado dentro del grupo de opciones Herramientas de datos

imagen1

3. En la nueva ventana, seleccione la pestaña Configuración



imagen2

4.  En el cuadro Permitir, seleccione la opción Fecha

imagen3

5.  En el cuadro Datos, seleccione la opción “entre

imagen4

6. Escriba las fechas de inicio y final en los cuadros correspondientes

(ejemplo)

image

7. Verifique que esta validación funcione correctamente.

(ejemplo)

imagen5[6]
--> Leer más...