17 de diciembre de 2017

Formato condicional usando conjunto de íconos

El formato condicional ofrece una visualización de sus datos bien sea numéricos o de texto información gráfica adicional, resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de íconos basados en criterios.

En el siguiente ejemplo, veremos cómo mostrar por medio de 3 íconos
cómo se comportan las ventas de determinados empleados.



 1. Escriba en una hoja de cálculo nueva, la siguiente información

 2. Seleccione el rango de celdas desde B2 hasta E5



3. En la cinta de opciones Inicio, haga clic en el botón Formato condicional, seleccione "Conjunto de íconos" y ubique la opción "3 símbolos (en círculo)"


4. Automáticamente, Excel le dará un formato a ese conjunto de celdas seleccionadas de acuerdo a un criterio estándar



 5. De aquí en adelante, modificaremos la condición del formato que cumpla las características nuestras. Para ello, con este rango de celdas seleccionadas, haga clic nuevamente en "Formato condicional"; y seleccione la opción "Administrar reglas"
 


 6. En la ventana Administrador de reglas de formato condicional,

  

haga clic en el botón "Editar regla"y seleccione la primera opción "Aplicar formato a todas las celdas según sus valores"



7. En la lista desplegable de la opción "Estilo de formato" seleccione el ítem "Conjunto de íconos"

8. Para nuestro ejemplo de empleados y sus ventas, le diremos que coloque el ícono

cuando las ventas superen los 900.000. En este caso, digite el número 900000 en el campo "Valor" que se encuentra al frente del botón respectivo. En la opción "Tipo", seleccione Número.


 9. Para el caso de
 evaluaremos como alerta los vendedores que deberán reforzar su plan de ventas, para lo cual, tendremos las ventas superiores a 500.000 y menores que 900.000. En este caso, digite el número 500000 en el campo "Valor", y en la opción "Tipo", seleccione Número.




 10. Y para el caso de
se tomarán en cuenta los valores inferiores al valor digitado en la opción de alerta
Lo cual indica que no se está cumpliendo el plan de ventas programado. 

1. Termine haciendo clic en Aceptar y verifique si este formato cumple con sus necesidades




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10 de diciembre de 2017

Grafico que se pueda elegir de lista desplegable - Muy práctico.

En esta ocasion veremos varias funciones avanzadas, para realizar nuestro informe.

Aprenderemos como elegir de una lista desplegable el grafico que deseemos (previamente parametrizado.)




Digitaremos en una hoja unos datos para generar un gráfico pero que a su vez este tenga la posibilidad de seleccionar el tipo de gráfico.

1. Abra un libro nuevo en Excel.

2. Cree una lista con los siguientes datos:




 3. Cree el primer gráfico de tipo Columnas Agrupadas.








4. Seleccione el gráfico y córtelo (CTRL + X)

5. Péguelo en la Hoja2 (CTRL + V). Asegúrese que el área del gráfico coincida exactamente con un rango de celdas, para este caso A1:F16.

6. Copie el gráfico y péguelo en otro rango de la Hoja2, por ejemplo A18:F33.

7. Repita el mismo procedimiento

NOTA: En la Hoja2 debe tener 3 gráficos, Por favor cambie el estilo de gráficos: El primero en columnas, el segundo en líneas y el tercero en áreas. Para cambiar el tipo de gráfico: Haga clic en el gráfico y haga clic en cambiar tipo de gráfico




8. Cree un rango para cada una de las áreas de los gráficos así:

Columnas = Hoja2!$A$1:$F$16
Líneas = Hoja2!$A$18:$F$33
Area = Hoja2!$A$35:$F$50





9. En la Hoja2 cree una lista en el rango I1:I3 escribiendo en cada celda: Columnas, Lineas, Areas. Esta lista nos servirá más adelante para crear la lista desplegable.

10. Haga clic en la Hoja1, ubíquese en la celda H1  y cópiela (Ctrl+C). Ahora ubíquese en la celda D1 y presione la tecla MAYUSCULA, haga clic en la Ficha "Inicio", despliegue la opción "Pegar" - "Pegar como Imagen" y posteriormente seleccione la opción "Pegar vínculos de imagen"


11. Aparecerá una imagen vacía y en la barra de fórmulas verá la referencia a la celda que hemos copiado ($H$1)





12. Reemplace $H$1 en la barra de las fórmulas por el nombre Columnas que había creado sobre el rango que contiene ese tipo de gráfico en la Hoja2. 

Note que el gráfico de columnas aparece en la Hoja1. Si cambia la referencia Columnas a Líneas, verá aparecer el gráfico tipo Líneas.


Ahora vamos a incluir un método para elegir el tipo de gráfico de una lista desplegable.

13. Cree una lista desplegable usando el control  "Cuadro combinado" de la Ficha "Programador" (no controles ActiveX).

14. Dibuje el control y ubíquese sobre la celda  A12.

El rango de entrada es de la Hoja2 I1:I3

Vincule con la celda A12.



15. Cree el nombre "Tipo3" que contenga la siguiente fórmula:
=ELEGIR(Hoja1!$A$12;Columnas;Líneas;Areas)




16. Seleccione la celda D1 y en la barra de Fórmulas escriba =Tipo3

A partir de este momento el tipo de gráfico cambiará de acuerdo a la selección que usted haga en la lista desplegable

Puede descargar el archivo del ejercicio en este link (archivo comprimido)


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20 de noviembre de 2017

Devolver todos los comentarios a su celda de origen

Por alguna razón que aún no descubro, hay ocasiones en las que los comentarios se desplazan muy lejos de la celda a la que pertenecen y solo podemos ver una larga línea que una al comentario con la celda origen.
 

Para restablecer la posición original de todos los comentarios de la hoja activa podemos utilizar la siguiente macro:


 Recordemos que primero debemos tener activa nuestra pestaña de Desarrollador, aqui puede recordar  como activarla --> clic

Pasos:
1- Abrir el archivo de excel
2- Clic en desarrollador - editor de Visual basic +o ALT + F11
3- Insertar nuevo modulo
4- Escribimos el siguiente codigo.


Sub RestablecerPosicionComentarios()

   Dim cmt As Comment

      For Each cmt In ActiveSheet.Comments
      cmt.Shape.Top = cmt.Parent.Top + 5
      cmt.Shape.Left = cmt.Parent.Offset(0, 1).Left + 5
   Next
End Sub

5-Nos volvemos a excel, e insertamos una nueva autoforma o imagen
6-Clic derecho sobre la forma insertada anteriormente y clic en asignar macro.
7- Seleccionamos la que se llama RestablecerPosicionComentarios  

8- Clic en encima de la autoforma para ejecutar nuestra macro y ver los comentarios en su origen.




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13 de noviembre de 2017

30 Atajos que amarás de excel !


Blog Ideas de excel, les recuerda 30 atajos que revolucionarán su uso de excel



CTRL + T --> Convierte una seleccion de celdas en una tabla
CTRL + E --> Selecciona todas las celdas de un documento
CTRL + A --> Abre el menu archivo - abrir
ALT +  F1 --> Crea un grafico con un grupo de datos seleccionado
CTRL + Shift+ L --> Activa o desactiva el autofiltro

CTRL + Mayus + L --> muestra el reemplazar 
CTRL +  tecla + --> insertar nueva fila o columna

F9 --> Calcula todas las operaciones de todas las hojas de trabajo
F9 +  seleccion de parte de la formula --> calcula esa operacion
Mayus +  F9 --> Calcula todas las operaciones de hoja actual

ALT +  --> Realiza una suma de todas las celdas seleccionadas
CTRL + flecha arriba --> Vuelve hasta la celda superior con datos
CTRL + flecha abajo--> Vuelve hasta la celda inferior con datos
CTRL + flecha izquierda--> Vuelve hasta la celda izquierda con datos
CTRL + flecha derecha--> Vuelve hasta la celda derecha con datos

F2 --> nos permite editar o como cuando le damos doble clic
Mayus +  F2 --> Inserta fecha completa con hora
Shift +  F2 --> Inserta un comentario en la celda seleccionada
CTRL + inicio --> Vuelve a la celda A1 del documento

CTRL + Pagina arriba/Abajo --> Cambia entre hojas de trabajo
CTRL +J --> añade a la celda el contenido de la que tiene encima
CTRL + D--> añade a la celda el contenido de la que tiene a la izquierda
CTRL + R--> añade a la celda el contenido de la que tiene a la izquierda
Shitf + F11 --> Añade hojas nuevas

Mayus + F11 --> Añade una nueva hoja con graficos de datos seleccionados
CTRL +  L --> muestra el reemplazar 
CTRL +  Barra espacio --> Selecciona toda la columna de la celda activa
CTRL +  1--> Abre la ventana de formato de celdas basico
F12 --> Guardar como


Ahora les recuerdo un ATAJO IMPORTANTE -->



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6 de noviembre de 2017

Búsqueda avanzada con comodín (*)


El Excel, es una aplicación que te permite manipular datos numéricos y alfanuméricos a través de una hoja de cálculo. Estos datos están dispuestos en celdas, las cuales se suelen distribuir de una forma bidimensional de filas y columnas. En Excel se pueden encontrar de manera muy fácil y rápida todo tipo de valores o información de las columnas y las filas, por eso a continuación te vamos a explicar cómo encontrar datos rápidamente con Excel. 

 Para lograr una búsqueda normal sólo es necesario Ctrl+B y digitar la palabra a buscar, pero sucede que algunas veces debemos buscar con comodines como el * por ejemplo, veamos:
 
Para abrir la ventana de busqueda : También tendremos que usar el atajo CTRL + B ó  ir a pestaña Inicio - grupo edición - Buscar y Seleccionar - clic en menú Buscar

 Para este ejemplo deseamos buscar palabras que tengan SO + cualquier letra + A y estos seran los resultados usando (*)





Pero si buscas algo más especializado es necesario que en la búsqueda coloques el signo de pregunta “?”+“*” más el caracter y te dará una aproximación de resultados. En caso de que la búsqueda incluya el asterisco o el signo de interrogación deberás agregar este signo a tu búsqueda “~”






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28 de octubre de 2017

[VIDEO] - Crear un gráfico de principio a fin


  

En este video podrás aprender cómo hacer gráficos en Excel y todos los tipos de gráficos en Excel que puedas imaginar. Aprende todo lo que necesitas sobre Graficos automáticos, muy utiles para nuestros informes
A continuación, te compartimos el video de cómo usar graficos rapidamente. 










Para crear un gráfico básico, haga clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupo Gráficos de la cinta. También puede presionar Alt+F1 en Excel para crear automáticamente un gráfico de columnas básico en la misma hoja de datos. F11 creará el gráfico en una hoja diferente. A partir de aquí, puede utilizar las diversas opciones disponibles para modificar el gráfico según sus preferencias.






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16 de octubre de 2017

[CONTAR] el numero de celdas por su Color


Hoy aprenderemos como contar el numero de celdas por su color en tu archivo de Excel, con la ayuda de una funcion que crearemos llamada CuentaColor.

A diario nos encontramos con diferentes situaciones en nuestros trabajos o estudios diarios, y por alguna necesidad o motivo requerimos poder contar el número de celdas por su color.


 Por ejemplo, tenemos un archivo como el que muestro en la imagen :


 Total azules: Como ves no siempre es posible simplemente identificar la celda de alguna manera con el valor escrito, entonces ¿Como hacerlo?

PASOS:

Antes de hacer la macro, debe activar la pestaña "Programador" o tambien llamada "Desarrollador" en Excel. Si no la tiene activa, aquí le explicamos paso a paso

Cuando active esta pestaña, seleccione la opción Visual Basic como lo indica la siguiente imagen:
1. Ingresamos al editor de Visual Basic, o teclear alt + F11
http://2.bp.blogspot.com/_13i8_7UMyJU/S8RyE8swqII/AAAAAAAAAbY/iqq2agj3oWo/s1600/imagen4.png
2. Insertamos un nuevo Modulo.

3. Escribimos el siguiente codigo.



Function CuentaColor(rango_datos As range,_ 
condicion_color As range) As Long

  Dim datoX As range

  Dim colorX As Long

  colorX = condicion_color.Interior.ColorIndex

  For Each datoX In rango_datos

    If datoX.Interior.ColorIndex = colorX Then

         CuentaColor = CuentaColor + 1

    End If

  Next datoX

End Function
				
 4. Ya está!!!

Ahora solo nos queda cerrar el editor de Visual Basic y regresar al archivo.

5. Probemos.   En cualquier celda escribe la funcion =CuentaColor(C7:C19;C7)

El primer argumento es el rango que deseamos contar, y el segundo es la celda donde contiene el color a contar.


























RESULTADOS 


HEMOS TERMINADO Verás cómo te ahorras horas de trabajo y dolores de cabeza con esta simple función.
 
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8 de octubre de 2017

Función UNIRCADENAS Excel 2016

Se aplica a: Excel 2016 Excel 2016 para Mac Excel Online Excel para iPad Excel para iPhone Excel para tabletas Android Excel Mobile Excel para teléfonos Android

Descripción


La función UNIRCADENAS combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se especifique entre cada valor de texto que se combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.

Sintaxis


UNIRCADENAS(delimitador, ignorar_vacío, Texto1, [Texto2],...)

Delimitador (requerido)
   

Una cadena de texto, incluso vacía, o uno o varios caracteres delimitados por comillas dobles o una referencia a una cadena de texto válida. Si se proporciona un número, este se tratará como texto.

ignorar_vacío (requerido)

  

Si es VERDADERO, ignora las celdas vacías.


Texto1 (requerido)

Elemento de texto que se va a combinar. Una cadena de texto o una matriz de cadenas, como un rango de celdas.


[Texto2, ...] (opcional)


Elementos de texto adicionales que se van a combinar. Puede haber un máximo de 252 argumentos de texto para los elementos de texto, incluido texto1. Cada uno de ellos puede ser una cadena de texto o una matriz de cadenas, como un rango de celdas.


Por ejemplo, =UNIRCADENAS(" ",VERDADERO, "El", "sol", "saldrá", "mañana.") devolverá El sol saldrá mañana.


 Ejemplo 1

 Tenemos una serie de monedas y usaremos en la celda E4 la funcion unircadenas


 Nos queda este resultado para la funcion aplicada.

Vemos que al campo requerido ignorar vacio hemos colocado verdadero, conlo que omitirá los espacios en blanco que encuentre en el rango. 

Ejemplo 2

Usaremos varios delimitadores



De la celda A14 a D14 tengo los delimitadores, y se usarán todos, para concatenar por ejemplo Tulsa OK con el primer delimitador que es una coma; Ok con el codigo postal tambien con una coma, el codigo postal con el pais tambien con una coma, y a la siguiente fila la separará un punto y coma.



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