Los complementos son una característica de Microsoft Excel que proporcionan características y comandos adicionales. Dos de los complementos más conocidos son Herramientas para análisis y Solver, que ofrecen una capacidad ampliada de análisis de datos para la planeación de "Y si". Para usar estos complementos, debe instalarlos y activarlos.

Veremos el procedimiento para activar herramientas para Análisis y Solver. Puede usar este mismo proceso general para instalar y activar muchos otros complementos. Es posible que algunos de estos complementos, como los creados por terceros, dispongan de su propio programa de instalación.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones, y a continuación seleccione la categoría Complementos

3. Casi al final de esa ventana, haga clic en el botón Ir, previamente seleccione la opción Complementos de Excel

4. En la nueva ventana, active la casilla Herramientas para análisis y Solver

5. Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y le pide que lo instale, haga clic en Sí para instalar los complementos.

Nota    En este caso, como está instalando dos complementos, Excel le pide dos veces que instale un complemento; una vez para Herramientas para análisis y una vez para Solver.

Observe que se ha agregado un grupo Análisis en la pestaña Datos. Este grupo contiene botones de comando para Análisis de datos y para Solver.

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Nombrar celdas es una opción muy interesante a la hora de trabajar en Excel, pues resulta muy  útil cuando trabajamos con información de alto volumen.

Los nombres tienen que cumplir ciertas reglas para que Excel los interprete correctamente, como son:

1. Caracteres válidos: El primer caracter de un nombre debe ser una letra, un subrayado (_) o una barra invertida. El resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

2. No deben existir nombres de una sola letra: “A” o “b”. Así sean mayúsculas o minúsculas

3. No pueden tener nombres iguales a referencias de celdas. Ejm: A1 o R1C1

4. No deben tener espacios: Utilice un caracter diferente al espacio, por ejemplo el subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras. Ejm: Ventas_Netas

5. La longitud del nombre no debe superar los 255 caracteres

6. Excel no distingue entre minúsculas y mayúsculas en los nombres. Si crea un nombre VENTAS y luego crea otro llamado ventas en el mismo libro, Excel le pedirá seleccionar un nombre único.

Fuente: Trucos de Excel

Clic aquí para saber Cómo nombrar celdas y rangos 

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Saber cual es el día de cualquier mes en Excel es muy fácil y se puede conseguir de la siguiente manera:

1. En nuestro ejemplo, tendremos en la celda A2 la siguiente fecha:

2. En la celda B2, digitaremos la siguiente fórmula

=FECHA(AÑO(A2); MES(A2)+1;0)

Cambie la fecha en la celda A2 incluyendo el mes y sabrá cuál es el último día del mes de dicha fecha.

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Con las opciones de esta pestaña, es posible programar Macros y añadir controles de formularios

Para habilitarla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la “Vista Backstage” (Archivo) y seleccione la opción “Opciones”

2. Seleccione la opción “Personalizar cinta de opciones”

3. En la parte derecha, en la sección “Fichas principales”, active la casilla correspondiente a “Programador”

4. Termine haciendo clic en Aceptar. La nueva cinta de opciones será agregada al conjunto de cintas con el nombre “Programador”

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Con la opción Agrupar de Excel, es posible organizar y categorizar un grupo de fechas en una tabla dinámica.

1. De un listado similar a la siguiente imagen, haremos una tabla dinámica.

2. El resultado de la tabla dinámica, es similar a la siguiente imagen. El campo Fecha lo llevaremos al área de Etiquetas de fila y el campo Valor Total lo llevaremos al área Valores

3. Para analizar los datos por meses y trimestres, haremos clic sobre una celda de la columna “Etiquetas de fila”

4. Haga clic en la cinta de opciones “Datos” > “Agrupar” en la ficha “Esquema”

5. En la nueva ventana, seleccione las categorías Meses y Trimestres y termine haciendo clic en Aceptar

6. El resultado podrá verse como la siguiente imagen.

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Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Veamos un ejemplo más claro:

1. Digite en una hoja de Excel los siguientes datos:

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

2. Ubíquese en alguna de las celdas que contenga valor, para este ejemplo ubíquese en la celda A1. ((1) en el gráfico)

3. Haga clic a la Pestaña Datos. ((2) en el gráfico)

4. Haga clic a la Etiqueta Esquema, Subtotales. ((3) en el gráfico)

5. Luego de dar clic en la opción Subtotales aparecerá una ventana de subtotales allí podrá seleccionar las diferentes opciones que ofrece Excel para realizar los subtotales, para nuestro ejemplo haga clic en Usar función SUMA y que haga el subtotal para cada cambio en NOMBRE LÍNEA.

6. Clic en Aceptar para continuar.

7. Al lado izquierdo de su ventana aparecerán los subtotales, usted puede resumir haciendo clic al signo (-) menos para resumir la información.

Para obtener más ayuda sobre Subtotales visite el sitio de Microsoft Office

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Para impedir que otros usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos de sus hojas de cálculo, Excel 2007 le ofrece la opción de proteger determinados elementos, con o sin contraseña.

En Excel 2007, todas las celdas están bloqueadas por defecto. Verifíquelo en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato

O haga clic derecho en una celda y diríjase a la opción Formato de celda y en la nueva ventana, diríjase a la pestaña Proteger. Verá que la casilla “Bloqueada” estará activa.

Para nuestro ejemplo, evitaremos que las celdas de los títulos de los productos y los nombres de los meses sean modificadas por otros usuarios

1. Seleccione las celdas que desee permitir modificar por los usuarios:

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato y desactive la opción Bloquear celda

3. Ahora protegeremos la hoja de tal forma que sólo sea posible modificar las celdas que anteriormente seleccionamos como desbloqueadas. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en el botón Proteger.

4. En la nueva ventana, debe estar activa la opción “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” y si desea, agregue una contraseña de escritura en el campo “Contraseña para desproteger la hoja”. Termine haciendo clic en Aceptar

5. Intente modificar las celdas de los nombres de los productos o los meses y notará que Excel le generará el siguiente mensaje

6. Las demás celdas “desbloqueadas” estarán disponibles para ser modificadas.

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