Feliz Navidad y próspero año 2014

Nuestro mensaje de navidad y año nuevo para todos los amigos que leen las publicaciones del blog "Ideas

de Excel". Para el próximo año estamos preparando diferentes temas sobre Excel que le servirán mucho para aumentar su conocimiento, si desea profundizar en alguno, escríbanos.

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Recuperar los datos de Origen de una tabla dinámica

Al crear una tabla dinámica, algunas veces usamos el formato de lista como base para crearla.

Muchas veces esta lista es eliminada del libro por algunos motivos.

Has tenido la necesidad de recuperar los datos de Origen de una tabla dinámica? Ahora es posible, mira este video que nos muestra como hacerlo:

Quizás te interese otras de nuestras publicaciones:
- Tabla dinámica recomendada Parte 1
- Tablas dinámicas Parte 2

Espere la próxima semana otra novedad.

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Convertir a multiplo de mil

En nuestras labores diarias debemos trabajar con cifras que debemos aproximar al múltiplo de mil más cercano.

Por ejemplo si tienes $235.428 en la celda B1 y quieres redondear al múltiplo de Mil se usa  =redondear(B1; -3) y el resultado será $235.000

Al final de la fórmula utilizamos el número tres, para indicarle a Excel que debe aproximar el valor resultante a un múltiplo de mil. Si queremos aproximar a un múltiplo de cien colocamos 2, si queremos aproximar a un múltiplo de diez mil colocaremos 4. En todos los casos se antepone el signo menos (-)

Pero si deseas que el resultado sea $ 235 puede usar la siguiente fórmula =REDONDEAR(B1/1000;0) 

Pero si quiere que se vea $235 pero que el contenido siga siendo $235.428 use el formato personalizado  $#.

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Sábado 07 de septiembre curso virtual de Excel avanzado para Vendedores, Gerentes, Directores Comerciales

Sábado 07 de Septiembre

08:30 am - 12:30 pm

Podrás tomar el curso virtual por una valor de

$97.000 + IVA

Además de tener certificado de asistencia, podrás ver de nuevo la conferencia en diferido.

Te obsequiamos nuestro curso "12 horas de Excel avanzado", que está orientado a aquellos usuarios que quieren sacarle más provecho a esta fabulosa herramienta. Los temas que contiene van desde validación de datos, nombres de rango, formato condicional, hasta tablas dinámicas, macros básicas y cómo registrar complementos.

El contenido se presenta en la versión 2007 de Excel®.

¿Qué aprenderemos?

Organización de datos para análisis, Tablas y gráficos Dinámicos, top de clientes, análisis por productos, líneas, zonas y cruce de variables, porcentajes de participación, paretos, formatos condicionales, F5 Especial para seleccionar vacíos, Líneas de tendencia, Minigráficos, Segmentación de datos, Creación automática de páginas Filtro de informes, Formulación interna y externa de campos nuevos en una tabla dinámica, fórmulas para convertir Fecha de texto, Agrupar y filtrar, Generación de comparativos con Presupuestos en una misma Tabla Dinámica y muchos trucos, consejos y sugerencias para analizar mejor tus datos y apoyar las estrategias de ventas.

¿A que tendrás derecho?  

Memorias
Certificado de Asistencia

Curso "12 horas de Excel avanzado", El contenido se presenta en la versión 2007 de Excel®.


Para asistir a este evento tan importante debes inscribirte aquí y realizar el pago.
Recuerda enviar el soporte de pago al correo info@visiontecnologica.com





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Métodos abreviados en excel

Le presentamos a continuación 10 métodos abreviados muy fáciles que con simples combinaciones de teclas puede obtener resultados rápidamente.


Quizá algunos ya los conocía, pero todos son igual de útiles.






1. Copiar el valor de una celda superior: 

2. Copiar el valor de la celda a la izquierda:

3. Escribir el mismo valor en varias celdas:  

• Selecciona todo el rango en donde quieres escribir el mismo valor, arrastrando el cursor o usando la tecla CTRL si no están adyacentes.
• Escribe el valor.
• Presiona las teclas

4. Cambiar el formato de las celdas:

Poner en negritas:
(También Ctrl + N)

Poner en cursiva:

 (También Ctrl + K)


Subrayar:

(También Ctrl + S)



Tachado:

5. Para agregar un gráfico:

• Selecciona las celdas que contienen los valores y presiona
 

 

si deseas agregar el gráfico en una nueva hoja de excel.
 

si deseas agregar el gráfico en la misma hoja donde se encuentran los datos.




6. Agregar la fecha actual del sistema

(También =hoy( ))




7. Agregar la hora actual del sistema

8. Repetir la ultima accion realizada en excel

Por ejemplo: si en la celda A1 aplicas el formato relleno amarillo y luego me posición en la celda B2 y presiono la tecla F4, copiará el último formato que fue relleno amarillo.

9. Insertar y eliminar Filas y/o Columnas

Por ejemplo si deseo adicionar una columna primero debo seleccionar la cabecera de la columna por ejemplo la F y presiono ctrl +"+" y lo que hará será insertarla a la izquierda de la columna F.

10. Insertar un comentario en una celda: 

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Función BuscarV sin coincidencia

Definición: La función BUSCARV permite hallar un valor en una primera columna de una matriz (o rango de datos).

La V significa vertical entonces la función BUSCARV significa Buscar valor Vertical.

Nota: En Excel 2010, la función fue nombrada como CONSULTAV.

Sintaxis de la función

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) 

- Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

- Matriz_buscar_en  Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca .

- Indicador_columnas  Este campo hace referencia al número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

- Ordenado: Especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

                  Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada (sin coincidencia) el cual es el valor más alto inferior al valor_buscado, en otras palabras el número menor al valor_buscado que se encuentre en la matriz_buscar_en 

               

Veamos un ejemplo práctico:

En este ejemplo, se busca en la columna Rango Inicial de una tabla de comisiones, el valor correspondiente de la columna Comisión (los valores se refieren a porcentajes según venta).

Para efectos de este ejercicio, le hemos dado el nombre "Comisiones" al rango comprendido entre E2 y G7. Ver mas detalles

El valor_buscado los encontraremos en la tabla a continuación, columna B:

Al aplicar la fórmula  BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) donde:

valor_buscado=B2

matriz_buscar_en=Comisiones

indicador_columnas=3 (corresponde a la columna G de la matriz Comisiones)

ordenado=verdadero

Esta fórmula aplica para las celdas C2 a C6.  La fórmula debe queda como lo muestra la imagen a continuación:

Los resultados obtenidos serían

Nota: para el uso de la función buscarv sin coincidencia en el parámetro ordenado se puede usar la palabra "verdadero" ó el numero 1 ó dejar en blanco el campo y funcionará de igual manera.


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Función Sumaproducto

Es la unión de dos funciones en una ya que nos ayuda a realizar la multiplicación de los valores pertenecientes a las matrices proporcionadas para obtener su producto y posteriormente hace la suma de todos esos productos.





La función SUMAPRODUCTO recibe como argumentos las matrices que deseamos multiplicar y posteriormente sumar

• Matriz1 (obligatorio): La primera matriz que deseamos incluir para que sus componentes sean multiplicados y después sumados.
• Matriz2 (opcional): Matrices adicionales a incluir en la operación de multiplicación y suma.
Es importante mencionar que las matrices que se proporcionen como argumentos deben tener las mismas dimensiones o de lo contrario la función SUMAPRODUCTO devolverá el error #¡VALOR!.

Ejemplos de la función SUMAPRODUCTO

Para entender claramente lo que la función SUMAPRODUCTO hace con las matrices que se proporcionan como argumentos veamos los siguientes ejemplos.
Si pasamos como argumento solamente una matriz, la función SUMAPRODUCTO solamente sumará cada uno de los elementos de dicha matriz.

En realidad, la función SUMAPRODUCTO hace una multiplicación de cada elemento por el valor 1 y como el producto seguirá siendo el mismo número, entonces tendremos como resultado la suma de todos los elementos de la matriz. Ahora observemos lo que sucede cuando tenemos dos matrices.

Para entender lo que está haciendo la función SUMAPRODUCTO desglosaré las operaciones de la siguiente manera (observa que obtendré el mismo resultado):

Con esta ilustración podemos entender que internamente la función SUMAPRODUCTO multiplica cada elemento de las matrices y suma todos los resultados para obtener el total. Es por eso que la función SUMAPRODUCTO es considerada una función muy importante de Excel porque nos permite hacer en un solo paso lo que tendríamos que hacer en dos.

Matrices de dos o más dimensiones

En los ejemplos anteriores hemos utilizado matrices que son de una sola dimensión, es decir, matrices que están formadas por una sola columna. Pero ¿qué pasaría si paso como argumento una matriz de dos o más dimensiones? Observa lo que sucede:

Lo que sucede es lo siguiente. La función SUMAPRODUCTO multiplica en primer lugar los valores de la columna A con los valores de la columna D y tenemos un resultado de 3 para cada multiplicación. Ya que son tres filas se hace la suma de cada multiplicación y tenemos un total de 9.
La segunda operación que realiza la función SUMAPRODUCTO es multiplicar los valores de la columna B con los valores de la columna E y cada multiplicación da como resultado un 8. Al sumar los tres resultados tenemos el total de 24. Finalmente la función SUMAPRODUCTO suma los resultados ambas operaciones 9 + 24 = 33.

Caso práctico de la función SUMAPRODUCTO

Es muy común entre los usuarios de Excel tener una hoja con el listado de productos, su precio unitario y las unidades vendidas durante un mes. Podemos optimizar la manera de obtener el total de ventas del mes utilizando la función SUMAPRODUCTO.

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Cómo eliminar celdas en blanco

Te ha pasado alguna vez que tienes una lista de datos pero entre ellos hay celdas vacías y deseas organizarlo mejor; y así, evitar la pérdida de información?
Usaremos el comando “Ir a Especial” o su método abreviado: F5. También lo puede encontrar en la cinta de opciones “Inicio” y en el grupo de opciones “Buscar y seleccionar”

1. Tenemos los datos como lo muestra la siguiente imagen:

2. Seleccione todos los datos, con la tecla F5 active la ventana “Ir a” y haga clic en el botón “Especial”

3. Seleccione la opción “Celdas en blanco” y clic en Aceptar.

4. Las celdas vacías quedarán seleccionadas.

5. Con el método abreviado Ctrl –  (tecla Ctrl y el signo menos) se activará la ventana “Eliminar celdas” y seleccione la opción “Desplazar las celdas hacia arriba” y clic en Aceptar

6. Las celdas en blanco han sido eliminadas, tal y como lo muestra la siguiente imagen:

Este método es muy usado cuando trabajamos con información de gran volumen.
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Novedades Excel 2013 | Compartir en Redes Sociales

Has tenido la necesidad de publicar y compartir tus informes en las redes sociales para que tus compañeros y amigos puedan ver tus reportes? Ahora es posible con Excel 2013.

Este video nos muestra cómo:

Novedades Excel 2013 | Compartir en Redes Sociales

En los siguientes enlaces encontrarás las otras novedades Excel® 2013 que hemos publicado:
- Relleno rápido
- Tabla dinámica recomendada
- Gráficos recomendados y Filtros de gráficos
- Análisis rápido.
- Formato rápido de gráficos
- Tablas dinámicas relacionadas
- Presentar en línea

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Novedades Excel 2013 | Presentar en línea

Si tiene Microsoft Lync instalado en su equipo, podrá compartir y presentar sus libros de Excel en una reunión en línea. Puede trabajar con otras personas en dicho libro en tiempo real y permitir que otro usuario tome el control del mismo.

Novedades Excel 2013 | Presentar en línea

En los siguientes enlaces encontrarás las otras novedades Excel® 2013 que hemos publicado:
- Relleno rápido
- Tabla dinámica recomendada
- Gráficos recomendados y Filtros de gráficos
- Análisis rápido.
- Formato rápido de gráficos
- Tablas dinámicas relacionadas


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Agregar campo calculado en tabla dinámica

Un campo calculado en una tabla dinámica es una columna adicional que realiza una operación entre otras columnas de la misma tabla dinámica.

En el siguiente ejemplo, veremos cómo agregar una nueva columna con el valor de las comisiones para una cantidad de vendedores.

Nuestra tabla dinámica puede verse de la siguiente forma:

Queremos insertar una nueva columna para calcular el valor de las comisiones: Ubíquese en un campo de la tabla dinámica y en el cuadro “Herramientas de tabla dinámica” seleccione la cinta “Opciones”, luego clic en el botón “Cálculos” y en las opciones desplegadas, dentro de “Campos, elementos y conjuntos” seleccione “Campo calculado”

En la siguiente ventana, en el campo “Nombre” especifique un nombre para la nueva columna.

En el campo “Fórmula” se hará el cálculo para la nueva columna. Para ello, en la lista de “Campos”, busque el campo deseado y haga clic en el botón “Insertar campo”. Complete la fórmula con el cálculo necesario. Termine haciendo clic en “Aceptar”.

Cada vez que actualice la tabla dinámica, el nuevo campo calculado también se actualizará.

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