Proteger elementos de una hoja de cálculo

Para impedir que otros usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos de sus hojas de cálculo, Excel 2007 le ofrece la opción de proteger determinados elementos, con o sin contraseña.

En Excel 2007, todas las celdas están bloqueadas por defecto. Verifíquelo en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato

O haga clic derecho en una celda y diríjase a la opción Formato de celda y en la nueva ventana, diríjase a la pestaña Proteger. Verá que la casilla “Bloqueada” estará activa.

Para nuestro ejemplo, evitaremos que las celdas de los títulos de los productos y los nombres de los meses sean modificadas por otros usuarios

1. Seleccione las celdas que desee permitir modificar por los usuarios:

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato y desactive la opción Bloquear celda

3. Ahora protegeremos la hoja de tal forma que sólo sea posible modificar las celdas que anteriormente seleccionamos como desbloqueadas. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en el botón Proteger.

4. En la nueva ventana, debe estar activa la opción “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” y si desea, agregue una contraseña de escritura en el campo “Contraseña para desproteger la hoja”. Termine haciendo clic en Aceptar

5. Intente modificar las celdas de los nombres de los productos o los meses y notará que Excel le generará el siguiente mensaje

6. Las demás celdas “desbloqueadas” estarán disponibles para ser modificadas.

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Restringir la entrada de datos en una celda dentro de un período de tiempo

Con la Validación de datos es posible evitar que un usuario modifique una celda en una fecha o un período de tiempo determinado.

1. Seleccione las celdas que desea validar

2. En la ficha Datos, haga clic en Validación de datos ubicado dentro del grupo de opciones Herramientas de datos



3. En la nueva ventana, seleccione la pestaña Configuración





4.  En el cuadro Permitir, seleccione la opción Fecha



5.  En el cuadro Datos, seleccione la opción “entre”



6. Escriba las fechas de inicio y final en los cuadros correspondientes

(ejemplo)



7. Verifique que esta validación funcione correctamente.

(ejemplo)

Abrir un libro por defecto al iniciar Excel

Si requiere que un libro específico se abra cada vez que inicie Excel, siga este sencillo paso:

Guarde ese libro o plantilla en la siguiente ruta:

\Archivos de Programa\Microsoft Office\Office11\XLStart.

Recuerde que:
- Si tiene instalado Office XP, la carpeta es Office10
- Para Office 2003, la carpeta es Office11.
- Para Office 2007, la carpeta es Office12
- Para Office 2010, la carpeta es Office14

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Gráficos de barra en una celda para Excel 2003 o 2007

Con la llegada de Excel 2010, una de las novedades presentadas fue la creación de minigráficos en una celda.

Como esta opción no está incluida en las versiones anteriores, a continuación le indicaremos cómo puede hacer un sencillo gráfico de barras para una celda.

1. En una nueva hoja de cálculo, tendremos una tabla como lo muestra la siguiente figura:

2. En una nueva columna indicaremos el porcentaje de las ventas sobre el total. En la celda C1 digite el título “% de ventas”  y para obtener el porcentaje, debemos dividir cada celda por el valor total y multiplicarlo por 100. Para ello, escriba en la celda C2 la siguiente fórmula: =(B2/$B$7)*100.  Copie esta función y péguela en las demás celdas hacia abajo.

3. En la columna D haremos los gráficos de barra. En la celda D2 escriba la siguiente fórmula =REPETIR("|";C2) Copie y pegue esta fórmula en las demás celdas hacia abajo.

4. Para darle una vista más parecida a un gráfico de barras, seleccione ese  rango de celdas y dele un tamaño de fuente 6 o 7.

5. Si lo desea, puede ocultar la columna del porcentaje. Seleccione toda la columna C y haga clic derecho en Ocultar

El resultado final se verá así

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