Categorizar fechas en tablas dinámicas

Con la opción Agrupar de Excel, es posible organizar y categorizar un grupo de fechas en una tabla dinámica.

1. De un listado similar a la siguiente imagen, haremos una tabla dinámica.

2. El resultado de la tabla dinámica, es similar a la siguiente imagen. El campo Fecha lo llevaremos al área de Etiquetas de fila y el campo Valor Total lo llevaremos al área Valores

3. Para analizar los datos por meses y trimestres, haremos clic sobre una celda de la columna “Etiquetas de fila”

4. Haga clic en la cinta de opciones “Datos” > “Agrupar” en la ficha “Esquema”

5. En la nueva ventana, seleccione las categorías Meses y Trimestres y termine haciendo clic en Aceptar

6. El resultado podrá verse como la siguiente imagen.

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¿Cómo trabajar con la opción Subtotales de Excel?

Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Veamos un ejemplo más claro:

1. Digite en una hoja de Excel los siguientes datos:

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

2. Ubíquese en alguna de las celdas que contenga valor, para este ejemplo ubíquese en la celda A1. ((1) en el gráfico)

3. Haga clic a la Pestaña Datos. ((2) en el gráfico)

4. Haga clic a la Etiqueta Esquema, Subtotales. ((3) en el gráfico)

5. Luego de dar clic en la opción Subtotales aparecerá una ventana de subtotales allí podrá seleccionar las diferentes opciones que ofrece Excel para realizar los subtotales, para nuestro ejemplo haga clic en Usar función SUMA y que haga el subtotal para cada cambio en NOMBRE LÍNEA.

6. Clic en Aceptar para continuar.

7. Al lado izquierdo de su ventana aparecerán los subtotales, usted puede resumir haciendo clic al signo (-) menos para resumir la información.

Para obtener más ayuda sobre Subtotales visite el sitio de Microsoft Office

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Función BUSCARV

Definición: La función BUSCARV permite hallar un valor en una primera columna de una matriz (o rango de datos).

La V significa vertical entonces la función BUSCARV significa Buscar valor Vertical.

Nota: En Excel 2010, la función fue nombrada como CONSULTAV. (clic para ver la lista completa de funciones renombradas en Excel 2010)

Sintaxis de la función

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

- Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

- Matriz_buscar_en  Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca .

- Indicador_columnas  Este campo hace referencia al número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

- Ordenado: Especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
                  Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
                  Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Veamos un ejemplo más práctico

Abra una hoja de Excel en blanco donde según el nombre de vendedor nos devolverá la ciudad del vendedor dependiendo de una lista (matriz o rango de datos)



Lo que pretende la función BUSCARV en este ejercicio, es que al momento de digitar en la Hoja2 en la celda A1 el nombre del vendedor, automáticamente en la celda B2 aparezca la Ciudad que depende del nombre.

1. Haga clic a la etiqueta Hoja2.

2. Ubíquese en la celda B1

3. Haga clic sobre el botón Insertar función de Excel en Categorías de funciones, seleccione Búsqueda y referencia. En Nombre de la función, selecciona BUSCARV
 


- En el argumento Valor_buscado, selecciona la celda A1.

- En el argumento Matriz_buscar_en, selecciona el rango Hoja1!A1:B10

-  En el argumento Indicador_columnas, escribe 2 (es decir, la segunda columna de la matriz)

- En el argumento Ordenado, introduzca FALSO

-  Pulse Enter



4. Escriba en la Hoja2  el nombre del vendedor que desea buscar e inmediatamente devolverá el nombre de la ciudad



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